工地上开会最怕的不是会多，是会开完了没人记得自己该干什么。纪要写了十几页，责任和时限全散在里面。
这段时间我把会议到任务的流程做了一次改造，用AI当中间层，效果不错，记录下来。
改之前是这样的：会上有人手记，会后凭记忆整理，纪要发给参会人，然后就没有然后了。问题有三个：
第一段：录音转文字。
开会时用手机录音（提前征得同意），会后把音频转成文字。这一步现在工具很成熟，准确率够用，本地会议和线上会议都能处理。转出来的稿子不必完美，有错别字没关系，只要关键信息在。
第二段：AI提取结构化结论。
这是核心一步。我不让AI「写纪要」，而是给它一个固定的提取框架，让它按框架输出：
关键是给AI明确的约束。我最常加的一句提示是：「只提取会上明确说过的内容，不要推测、不要补充建议、不要美化表述。」不加这句，AI很爱自己加戏，把「应该加强质量管理」这种空话写进去。
第三段：人工核对 + 生成任务清单。
AI的输出要过一遍，重点核三件事：人名和部门对不对、时限和会上讲的一不一致、有没有把讨论中否决的方案误当成结论。
核对完，把待办事项直接转成任务清单（表格或待办工具），责任人、截止日期、验收标准三列齐全，发给相关人员并在下次会前逐条确认。
坑一：AI会「合理补全」。 会上说「下周处理」，AI可能写成「9月25日前完成」。这类日期看着专业，实际是编的。所以凡是AI给的具体数字和日期，都要回去核对原始文字。
坑二：人名识别不可靠。 工地称呼很口语（老张、王工、三队），转文字后经常错。解决办法是提前给AI一份称呼对照表，或者干脆在纪要里用岗位代替姓名。
坑三：太长会丢信息。 一次两小时的会，文字稿可能两三万字，一次丢进去容易漏。做法是分段处理再合并，或者只把「讨论环节」和「结论环节」丢进去，寒暄和跑题部分不要。
调整之后，一个两小时的会，从录音到发出任务清单，大概二十分钟能完成，其中人工核对占七八分钟。最大的变化不是快，是每条待办都有主、有时限，下次开会先把上期任务过一遍，事情就推得动了。
用AI做这类工作，我的体会是：AI最擅长的不是创作，是「结构化的搬运」——把散落在长文本里的信息，按你给定的框架重新排列。这件事人做得累、AI做得快，配合起来效率提升最明显。
但框架必须人来定。AI不知道什么叫「责任人明确」，也不知道工地上哪个说法是结论、哪个是讨论。把框架想清楚，AI才有用；框架不清楚，AI只会把混乱整理得更整齐一点，还是混乱。
工具从来不让事情变简单，它只让有方法的人变快。