因为绝大多数人以为签证是「事后补一张单子」，实际上签证是从变更发生那一刻就开始的一场证据战。
干了十几年，见过太多这样的场景：活干完了，去找甲方办签证，对方翻个白眼说「这个当时没同意啊」，或者「这个含在合同里了」，或者「你先把资料补齐再说」。补来补去，拖到结算，最后只能打折认了。
根子在哪？在于签证能不能办下来，取决于三件事，而大部分人只盯着最后一件。
签证不是单方面写张纸就能算数的，它需要有依据。依据来自三类文件：合同条款、甲方指令、会议纪要。
合同条款决定了哪些情况可以调整：设计变更、工程量清单漏项、甲方原因导致的停工、不可抗力、材料价格异常波动等。签合同的时候把这些条款看清楚，出了事才有的说。
甲方指令包括设计变更通知单、监理工程联系单、甲方的口头指示（口头的最麻烦，一定要当场补书面确认）。
会议纪要是被严重低估的依据。很多变更是在协调会上定下来的，会议纪要上写了一句「上述事项由双方另行商定费用」，这句话就是你后面要钱的抓手。可惜很多人散会就走，纪要内容不看。
这一条最容易丢分。变更发生了，现场干了，但没有任何证据能证明「这个活是额外干的」。
证据要什么？至少要四样：
做到这些的关键是两个动作：当天下现场拍照留档，当天记施工日志。日志要有监理或甲方现场人员的签认，哪怕只是签字确认「情况属实」。
体会：签证最硬的证据不是你说的话，是对方签过字的纸和你当时拍的照片。照片要有时间戳、有参照物、能看出位置。
签证有个铁律：能当天办的不拖到第二天，能本周办的不拖到月底。
原因有三个：
第一，越往后，当事人记得越模糊，签字的人越难找；
第二，时间一长，对方心态会变，从「配合解决」变成「控制成本」；
第三，合同里通常有签证时效条款，超过约定期限视为放弃，这就直接没得谈了。
正确姿势是：变更发生当天或次日提交工作联系单，把事实、依据、诉求、时限写清楚，要求对方书面回复。对方不回复，就用后续的联系单把这个事挂住，别让它沉下去。
第一，建立签证台账。 每份签证的编号、事由、金额、状态（报送/审核中/已批复/有争议）列清楚，每周过一遍，别让任何一份签证在某个人的桌上睡觉。
第二，区分签证和索赔。 签证是双方协商确认的额外工作或费用；索赔是单方面提出的权利主张，走的程序不一样，时效要求也不一样。不要混在一起办。
第三，金额大的要坐下来谈。 纯靠文件往返，容易陷入「你发我不回」的僵局。金额大、分歧大的，要组织专门的协调会，会上定原则、会下补资料。
第四，注意口头承诺的书面化。 甲方在现场说「你先干，钱的事好说」，这句话要立刻用联系单固化下来：「根据今日现场口头指示，我方将安排如下工作，相关费用请贵方予以确认。」有没有这张单子，结果完全不同。
签证扯皮的根子，从来不在结算阶段，而在变更发生的那一天。
会做工程的人很多，会留痕的人很少。而项目利润的差距，往往就差在这一张纸上。