最近在试一件事：把项目例会的记录，交给AI整理成一份能直接派下去的待办清单。试了几轮，有几点体会，记下来。
工地例会的记录通常长这样：三四十个人，两三个小时，中间夹杂着进度汇报、问题扯皮、领导要求、临时安排、还有大量客套和重复。真正的"决议"和"待办"，往往埋在一堆口语里。
结果是两种：要么记得太简略，过一周没人记得当时定了什么；要么记得太全，会后没人愿意翻。问题不在记性，在于记录的形式没有区分"信息"和"动作"。
第一步，把录音转成文字。这一步现在很成熟，手机上就能做。但前提是会议开始时告知参会人"本次会议记录会进行录音整理"，这一点是合规底线，不能省。
第二步，定死输出表头。给AI一个固定格式：序号、事项、类别（进度/质量/安全/材料/协调/其他）、责任人、责任方、完成时限、前置条件、是否需上级确认。表头定死，输出才能直接用。
第三步，明确要求区分"决议"和"讨论"。这是最关键的一条。例会上大量内容是讨论和意见，只有少数是形成了决定。我给的指令是：只把明确形成结论、有明确落实人的内容列为待办；只表达意见、没有结论的内容单列一栏，不混进去。这条要求不加，AI会把所有人的发言都变成"任务"，清单立刻膨胀到不可用。
第四步，让它标注不确定。听不清的人名、含糊的时间（"下周找个时间"）、没有明确责任人的事项，要它标出来，我人工补齐。宁可留几个待确认，也不要它替我猜一个责任人。
一是专业名词会听错。"垫石""预埋件""后浇带""钢筋接头面积百分率"这类词，转写经常出错。我的处理是会后先把专业词表喂给它，让它按词表校正，比事后一条条改快得多。
二是它会"补全"会议精神。比如你记录"3号楼钢筋验收有问题"，它可能写成"立即全面停工整改"。这个判断可能过重、也可能方向不对。凡是它补出来的措施和结论，都要问一句：这是会上说的，还是它推断的？
三是责任人识别最容易错。会上说"这个事让老张去弄"、"你们那边抓紧"，AI很难准确对应到具体人和单位。责任人这一栏我基本全人工过一遍，不放心让它填。
四是别把它当会议纪要正式版直接下发。我的用法是：AI出初稿，我改完再发。下发给各方的东西，责任在签发人，不在工具。
第一，速度上来了。原来整理一场两小时例会的待办清单要一两个小时，现在十几分钟出初稿，剩下的时间用来核对责任人、补前置条件。
第二，清单变全了。人写记录会不自觉漏掉自己没参与的环节，AI会照单全收，反而把被我忽略的事项推到我面前。
第三，倒逼会议本身变规范。当发现很多事项"没有明确责任人"时，下一次开会就会主动去问"这件事谁来落、什么时候完成"。工具的问题，最后暴露的是管理的问题。
AI在例会这件事上的角色是"速记员加结构化工"，它负责把散乱的口语整理成有结构的信息，判断、定责、签发始终在人这里。真正让清单能派下去的，不是AI，是会上有没有把话说清楚。
本文为个人工具使用体会分享，所涉项目信息均已脱敏。