我把 AI 用在台账整理上，比用在写文档上更多。这类活技术含量低、耗时却极长——格式乱、列名不统一、靠人工搬运，也恰恰是 AI 最该接手的地方。这里记几条实际做法和踩过的坑。
一是列名映射。物资台账里同一个东西可能叫"规格型号""型号规格""规格"，班组报上来的表更是五花八门。把几个表的表头粘给 AI，让它给出字段对应关系，再让它写成一段脚本，以前一下午的对照工作几秒钟完成。
二是异常值筛查。让它按"单价为零、数量为负、日期为空、合计数与明细不符"这类规则写筛查脚本，它给出的规则往往比我凭经验想的更全，尤其是不等式约束那一类。
三是格式转换。把月度台账按周拆分、把明细汇总成按供应商的分类表，需求描述清楚以后，AI 一次就能给出可复用脚本，不用每次重做。
第一，业务口径。比如"材料单价"是含税还是不含税、含不含运费，"数量"是理论量还是过磅量。这些口径 AI 猜不出来，猜错了整理得再漂亮也是错的。
第二，数据背后的例外。有些行看起来重复其实是不同批次，有些"零"其实是待定。这类例外只有管过这份台账的人知道，我在提问时会把它们列成明确的排除规则。
第三，最终责任的边界。AI 整理的台账我不会直接拿去做结算依据，一律先抽样核对原始凭证。表格可以自动生成，签字不能自动生成。
这两年摸出的最有效的方法，是把提示词写得像给新同事交代工作：数据来自哪、我要什么结果、有哪些坑、输出成什么形式、保留哪些列。这样通常一次就能得到能用的东西；反过来只说"帮我整理一下这个表"，得到的永远是看着对但没法用的结果。
一个具体的提问模板：这份表有多少行、来自几个班组、字段含义是什么、我要按供应商汇总不含税金额、把单价为零的行单独列出来、输出成新的工作表、保留原始行号。把这几句写全，比来回纠正五轮都省时间。
一是脱敏。真实项目名称、人名、供应商全称在提问前替换掉，这是底线。
二是留痕。AI 生成的每一版整理结果都另存一份，别在原表上改。返工时你会庆幸自己留了。
三是先小后大。先拿二十行数据试，规则跑通了再上全量；直接上几千行，出错要一行行找。
AI不会替你负责，但它能让重复劳动从你的工作里消失。对造价和物资岗来说，时间本来就该花在判断口径、核对异常、跟人沟通上，而不是花在复制粘贴上。
本文为个人工具使用记录，不涉及具体项目与单位数据。